把杂乱目录变成一张待执行清单
本例选择一个临时收件目录，工具根据已有登记信息准备复制归档。订单O008收到两份报价，O009收到一份需求说明，还有一张无法判断归属的截图。先扫描与预览，暂不改动任何文件。
| 源文件 | 计划目标 | 状态 |
|---|---|---|
| 报价.pdf | O008/报价_v01.pdf | 与下一项目标相同，冲突 |
| 报价(1).pdf | O008/报价_v01.pdf | 与上一项目标相同，冲突 |
| 需求.docx | O009/需求_v01.docx | 可执行 |
| 截图.png | 无法生成 | 缺少业务编号，待识别 |
4项分为可执行1项、冲突2项、待识别1项。两个报价是否内容相同还没有结论，工具不能因为名称含“(1)”就自动删除或认定为最新版。
处理人员确认业务归属，工具重做预览
工作人员查看内容后确认：第一份是O008报价v1，第二份是修订后的v2，并记录确认依据。目标更新为两个不同版本。截图仍未找到对应订单，继续保留在待识别清单，不塞进一个猜测的目录。
第二次预览变成可执行3项、待识别1项。执行范围明确为这3项；预览后源文件若又被修改，工具提示重新确认，防止把新的内容按旧版本规则归档。
执行到哪一项，就记录哪一项
每项完成后登记原路径、目标路径、附件编号、批次和结果。如果第3项因权限不足失败，界面应显示成功2项、失败1项以及未纳入执行的待识别1项，不显示“全部完成”。再次运行时先核对已成功项，不重复复制或覆盖。
目标文件恰好已经存在时，停止该项并提示冲突。即使名称完全相同，也需要按照约定比较内容和归档记录，不能默认它就是上次成功留下的文件。
原件保留与恢复范围写在操作说明里
本例采用复制归档，原目录保留。工具只负责新归档目录和执行清单，清理原件是另一次需要明确范围的操作。归档后人工编辑过的目标文件也不应被“重新整理”覆盖。
若以后增加移动模式，应增加反向映射及恢复检查：原位置是否空闲、归档文件是否仍在、是否有后续修改。不能把复制方案中的“原件还在”直接当作移动方案的恢复保障。
用四项输入核对最后的可交付结果
验收包括：两份报价分别进入v1、v2且都能打开；需求说明与O009关联；未知截图仍在原处且有待办；执行清单能说明每一项去向。再制造一个已有目标文件，确认不会覆盖。最后从归档文件反查来源，验证整理没有切断业务联系。