合同归档工具怎样做：字段有出处，版本不覆盖

把“一个合同”拆成一个档案和多份文件

假设一个业务先收到待签稿，随后收到已签文件，之后又收到付款安排补充文件。这不是三个互不相关的合同，也不应该只保留最后收到的一份。可以为业务建立档案编号 C018，每份文件再用 C018-F01、F02、F03 标识。

档案记录业务名称、相对方和负责人；文件记录文件类型、收到时间、版本、确认状态及原件位置。这样搜索业务编号能看到完整材料，下载时也能明确拿到的是草稿还是已确认文件。

提取值旁边必须能看见证据

扫描件识别到的日期、金额和名称先作为候选值。识别不到就标记缺失，不把空白补为零，也不根据其他页推断缺失签章。核对人应能一键定位页码或片段，少走“从一整份PDF重新搜索”的步骤。

收到新文件时先比较，再改变默认版本

文件名中的“最终版”“最终修改版”不能决定档案状态。新文件进入后，先检查能否打开、页数是否齐全，再展示与已有文件的关系：替换草稿、补充材料、签署件或关系待确认。文件内容相同的重复附件可标记重复，但原来源记录仍要保留。

如果补充文件改变了付款节点，工具可以列出原字段、新字段及出处，形成待审差异。是否生效、替代哪些条款及何时开始适用，由业务或专业人员确认；程序不把收到时间更晚直接当成效力更高。

提醒用确认后的日期，不用猜出的日期

到期提醒应记录日期来源、提醒提前量、接收人和确认状态。例如“服务结束日”可能和合同签署日、文件上传日完全不同。字段未确认时进入待核对列表；确认后才加入正式提醒，避免用一个识别错误的日期催促业务。

权限可以从查看、维护、确认三种职责出发设置。同事可检索自己负责的档案，维护人员可新增文件，关键字段的确认留下操作记录。通知只带必要摘要和受控链接，避免把完整合同作为附件反复扩散。

用一次版本变化检查能否交接

• 导入主合同、重复附件和补充文件，确认它们归入同一业务档案且分别保留。
• 修改付款节点候选值，检查原值、出处和确认人是否仍能找到。
• 将一份文件误标为有效后更正，检查是否有撤销或修正记录。
• 交给未参与整理的同事，让其找到当前确认文件及变更依据。

第一版的成果应是能查、能定位、能交接的台账。全文智能问答可以后续评估；即使增加问答，回答仍应指向具体文件与段落。