一家公司可以同时有两个不同进度的需求
示例客户C017同时咨询官网改版和周报整理。官网已经提供现有页面，正在核对范围；周报还缺样表。如果只给客户标“需求已确认”，下一位同事会误以为两件事都已明确。
方案建立一条客户资料，下面关联两个需求：D031官网改版、D032周报整理。联系人变更在客户层维护，需求状态分别推进，避免为同一客户重复建立多个互不关联的通讯录条目。
跟进看板显示可以执行的下一步
| 需求 | 当前依据 | 下一步与责任 |
|---|---|---|
| D031：官网改版 | 已收到页面清单；服务描述仍待确认 | 负责人甲整理文案问题清单，约定周四复核 |
| D032：周报整理 | 只有口头说明，未收到样表 | 负责人乙请求两份脱敏样表，周五检查是否收到 |
“持续跟进”无法检查是否完成。“请求两份样表”才有明确动作与完成条件。等客户回复也应设置下次检查日期；需要暂停时记录原因和恢复条件，不让提醒永久过期。
原始事实与内部判断各有位置
沟通记录可以写：“周二电话中，联系人表示月底前希望看到方案；尚未确认预算。”内部判断则写：“目前可能优先推进官网，待对方确认。”不要把判断写成“客户已同意官网项目”，也不要覆盖上一轮记录来迎合当前状态。
每次记录包含日期、沟通人、渠道、关联需求、确认事项和未决事项。报价、样表等附件挂到对应需求下；与工作无关的私人信息不作为跟进资料收集。
移交时交给下一位的是未完成事项
负责人甲休假，交接D031时，接手人应看到已收到的页面清单、最新沟通、待确认文案和周四复核安排。双方确认接手后更新负责人，并保留转交记录。D032仍由负责人乙处理，不随客户层的一次负责人修改被误转。
客户不再推进时，关闭具体需求并记原因；已有联系人和历史沟通按团队约定保留。重复客户记录需要合并时，先核对联系主体与需求归属，不仅凭简称一致就合并。
验收重点是不会漏下一步，也不会混需求
从C017能看到D031和D032，但各自状态、附件和待办独立；在负责人甲的列表里能找到D031的周四动作；移交后该动作出现在接手人的列表且原记录保留；关闭D032不会关闭D031。记录工具到此解决的是跟进组织，不自动替员工承诺范围、价格或发送消息。