报价版本登记：分清最新草稿、已发送版和客户确认版

同一报价的三个版本可以处于不同状态

本例报价Q016用于官网服务。v1覆盖五个页面；沟通后v2增加咨询登记；内部又起草v3，准备增加后台角色区分。此时客户确认的是v2，v3尚未发出。若列表只显示“最新v3”，就容易把内部讨论误当成对外承诺。

列表分别显示“当前草稿v3”“最近发送v2”“已记录确认v2”，并允许查看依据。“已记录确认”是业务登记状态，具体约定仍应回到对应文件和沟通材料核查。

范围变化与金额变化放在一起看

每版除金额外，记录交付内容、数量或范围、客户提供材料、排除事项、验收方式及适用条件。币种、含税说明等按实际报价填写，不由登记工具自行推定。

v2增加咨询登记，差异摘要写明新增哪些表单字段、内部怎样查记录，以及是否包含通知；不能只写“价格调整”。v3增加角色区分时，也应列明角色能看和能改什么，便于重新评估范围。

对外发出的文件不能被后续编辑悄悄替换

草稿可修改，发出时形成固定版本文件，文件标明报价编号与版本。发送记录保存发送时间、对象、渠道及该文件位置。后续调整另建版本，不覆盖v2文件后继续沿用原链接，让历史记录指向变化后的内容。

发送前，工作人员查看编号、版本、收件对象和范围摘要。工具预选“最新草稿”不代表它可以发出；应明确确认本次发送哪一版。文件标题、内部登记与文件正文的版本必须一致。

确认记录必须指向确定的版本

客户说“就按上次那版”，工作人员需要结合发送记录查清指向v1还是v2，再记录具体版本与依据。记录中保留确认人、时间、渠道和未决条件；没有明确版本时显示“待核对”，不要自动把最新版本设为已确认。

需要撤回或重新发送时保留原记录，追加新动作。一个版本被替代，并不意味着历史发送事实被删除；接手人仍应能够还原每次沟通使用的文件。

验收用“客户确认旧版”检验系统

创建v1、发送v2、保留v3草稿，再将确认依据关联到v2。预期详情页仍清楚显示v3未发送、v2被确认；下载v2能得到原文件，v3修改不影响它。随后检查差异摘要能说明新增的咨询登记与角色区分，避免只有金额比较却找不到服务范围。