从一条明确的需求生成采购草稿
示例已批准需求 PR-024 要求采购物料 M-08 共 1,000 件，批准报价为 1.20 元/件，币种与费用范围已确定，要求本月 10 日交货。采购草稿 PO-026 关联需求和报价版本，商品金额为 1,200 元。交货地址、联系人和付款条件来自已核对的资料，不能从旧订单中不加判断地复制。
同一需求再次运行生成任务时，应查找已关联采购单和剩余未采购量。草稿保存成功与正式对外发出是不同状态；只有具备相应批准和发送权限的流程，才执行对外发送并保存所发版本。
供应商分批答复，不能汇总成“全部确认”
示例供应商回复单价不变，但只能在 10 日交 600 件，另 400 件在 15 日交。下面保留同一个订单行的两个交付安排。后一个日期偏离原要求，仍需采购与需求方处理。
| 核对项 | 采购单要求 | 供应商答复 / 状态 |
|---|---|---|
| 数量 | 合计 1,000 件 | 600 + 400 = 1,000，数量一致 |
| 单价 | 1.20 元/件 | 1.20 元/件，价格一致 |
| 10 日交货 | 1,000 件 | 600 件按期，尚有 400 件差异 |
| 15 日交货 | 无此安排 | 供应商提出 400 件，待批准调整 |
自动整理可以识别数量、单价和日期，不能代替接受延期的决定。若答复只写“可以”，却没有指明订单版本或附件，保留歧义并请采购确认。
价格变化与交期变化分别处理
假设另一次答复把单价改为 1.25 元，则商品金额变为 1,250 元，比原草稿增加 50 元。输出差异明细，并暂停将其标为条件一致。价格调整需要相应采购批准；延期还可能影响生产或销售计划，二者可以由不同人员处理，不能因为总数量吻合就自动放行。
部分接受时记录接受了哪一条、哪一批及其依据。未确认数量和未解决条件继续出现在跟踪表，不被整体“已回复”状态覆盖。
后来的回复必须匹配正确版本
PO-026 更新到 V2 后，供应商可能仍回复旧的 V1 邮件。系统应关联原邮件、附件版本、接收时间与提取结果，提示版本不一致。不能只取最新收到的文件覆盖当前条件，因为最新接收不代表最新批准。
采购确认改动后保留新旧版本与差异，通知有关岗位使用新安排。旧回复继续留档。提醒供应商确认时，引用明确的订单编号和待解决行，不笼统重发全部订单。
闭环表怎样才算完成
完成状态应表示每个有效订单行的数量、价格、交期及相关条件已按权限确认，并已把批准结果写回相应记录。它不代表已经收货。验收准备部分答复、拆批交付、改价、旧版本回复和重复生成五个样本，检查未确认数量、金额差异与版本是否正确保留。