货到了，先记录看到的事实
示例采购单 PO-310 订购物料 M-12 共 100 件。仓库清点实到 98 件，其中 95 件通过本次验收，3 件待进一步检查。最初的记录应保留订单、送货或装箱单、实点数量、批次以及包装异常；不能为了让单据平衡而先登记收齐 100 件。
| 项目 | 数量 | 后续动作 |
|---|---|---|
| 采购单要求 | 100 件 | 作为本行履约依据 |
| 实物到仓 | 98 件 | 形成实收与批次记录 |
| 本次合格可用 | 95 件 | 进入指定可用库位 |
| 待检隔离 | 3 件 | 存放待检区，暂不可领用 |
| 少到待处理 | 2 件 | 采购跟进补交或差异处理 |
98 = 95 + 3，100 − 98 = 2。这里“实物到仓”描述物理数量，具体 ERP 如何登记在库与不可用状态，应按本企业配置对应；不能只用一个“入库数量”字段同时表示所有含义。
数量和身份不匹配时保留差异
扫码后核对物料编码、订单行、计量单位和批次。供应商条码如果代表一箱，必须按已确认的该物料装箱数换算。未知条码、型号不符、超收或没有对应采购行的货物进入异常待办，保留实物位置与照片，不能自动改写成订单上的物料。
质检结果与收货行关联，说明检验方式、结果和批准人。需要抽检的物料使用本企业批准的检验方案；自动化负责提醒与记录，不自行生成抽样标准或宣布免检。
上架建议要考虑真实可用容量
假设合格品库位 A 当前还可放 80 件，库位 B 可放 30 件，且二者均满足该物料的存储条件。系统可建议 A 放 80、B 放 15；3 件待检品仍在隔离位置。现场人员按实际位置确认后，分别记录各库位数量。不能把待检区当成可用库位，也不能仅凭理论容量替代现场异常判断。
上架中断时保留已完成的 80 件与未完成的 15 件。重新开始任务，应继续剩余动作，而不是把整批 95 件再上架一次。
待检放行只增加新释放的数量
若后来 3 件全部合格，可用数量从 95 增至 98，只增加 3 件。收货时若已记了 98 件实物，就不应再次增加实物总量。若其中 1 件不合格，则记录 2 件放行、1 件后续处置及各自依据，不覆盖最初检验记录。
每次操作关联收货编号、行号、批次和动作标识。同一扫码请求重复传回时返回已有处理结果；真正的新放行动作使用新的记录，既避免重复入库，也不阻止合理的分批操作。
用账、货、状态三者核对验收
初次收货与上架完成后检查：实物 98 件可以在库位与隔离区找到，其中可用量为 95、待检量为 3，少到 2 件仍有采购待办。再测试重复扫码、单位错误、部分上架失败和待检释放。只有这些状态变化都能对上记录，才能证明流程不仅会生成单据，还能保持数量一致。